Thecronutproject.com – Kegiatan surat-menyurat memegang peranan penting dalam berbagai aspek administrasi, dan juga komunikasi. Tidak heran jika penulisan alamat surat yang benar menjadi fokus perhatian agar pengiriman bisa tepat waktu dan sesuai dengan tujuannya.
Misalnya saja, surat dari sekolah kepada wali murid di rumah. Bisa juga surat berisi data penting, dan banyak lagi lainnya. Oleh karena itu, penulisannya tidak boleh sembarangan dan harus mengikuti aturan yang berlaku.
Standar Penulisan Alamat Surat yang Benar
- Sapaan atau pembuka alamat surat berupa ‘Kepada yang Terhormat’ ini bisa ditulis dengan: ‘Yth.’ Atau ‘Kepada:’ – cukup pakai salah satu, jangan pakai keduanya bersamaan.
- Keberadaan gelar, maka mengikuti panduan ini. Jadi, cukup disingkat. Misalnya saja Sarjana Pendidikan ditulis dengan S.Pd. Akan tetapi, jika peletakan alamat ada pada amplop, jangan pakai gelar yang menyertai nama. Selain tidak elok, juga dirasa kurang sopan.
- Jika pengiriman surat ini merujuk kepada seseorang dengan nama lengkap yang kurang jelas atau kurang terkenal, bisa juga menulisnya dengan nama sapaan. Misalnya saja: Ibu Amir Muslimin – Dalam hal ini, surat itu merujuk kepada ibu dari anak Amir Muslimin.
- Penulisan alamat ketika di amplop, maka tulis selengkap mungkin, tanpa singkatan. Akan tetapi, jika itu singkatan yang baku, seperti ‘kecamatan menjadi Kec.’ Tidak apa-apa. Demikian juga jika penulisan di dalam tubuh surat, maka tidak perlu detail. Cukup tuliskan ‘Di tempat’.
- Selebihnya, untuk pemakaian huruf kapital dan tanda baca, sebagaimana yang ada dalam PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia). Kamu bisa akses PUEBI secara daring di sini.
Selain itu, agar lebih memahami standar di atas, coba cek contoh-contoh di bawah ini terkait cara penulisannya.
Contoh Penulisan Alamat Surat yang Benar
Kata ‘tepat’ mengandung banyak persepsi. Bisa jadi bagi si A sudah tepat, bagi si B belum. Demikian juga sebaliknya. Oleh karena itu, butuh standarisasi mengenai penulisan alamat yang pas. Misalnya saja:
1. Penulisan Alamat di Amplop
Ketika menulis di amplop, maka alamat tujuan hendaknya ditulis dengan rapi dan jelas.
Penulisan alamat surat yang benar diletakkan pada kanan bawah bagian depan surat. Tidak lupa, pada bagian kiri atas, adalah nama dan alamat lengkap pengirim.
2. Penulisan Alamat Surat Untuk PT atau Instansi
Dalam poin ini, apa bila itu dari sesame perusahaan atau instansi, maka keberadaan kop surat sangatlah penting. Baik itu dalam surat atau di amplopnya.
Demikian juga untuk perusahaan atau instansi kepada perorangan, tetap harus ada kop suratnya. Berbeda jika perorangan kepada perusahaan atau instansi, maka tidak perlu ada.
Baca juga: 8 Contoh Surat Pengalaman Kerja (Paklaring)
3. Penulisan Alamat Surat Ketika Melamar Kerja
Sama seperti cara menulis di atas, hanya saja untuk melamar kerja ini kamu harus mencantumkan juga posisi yang kamu lamar beserta kodenya.
Ini bertujuan untuk mempermudah staff HRD dalam memprosesnya. Diusahakan untuk penulisan alamatnya yang jelas dan jangan terlalu berdempetan.
4. Penulisan Alamat Surat Tidak Resmi
Kategori penulisan alamat surat yang benar adalah ketika surat itu tepat peruntukannya. Harus melihat, kepada siapa surat tersebut akan dikirimkan. Kalau ke teman, dengan ke guru di sekolah, tentu beda cara menulisnya.
Apalagi temannya masih satu daerah dan kurirnya sudah hafal wilayah tersebut. Cukup tulis alamat apa adanya, bahkan bila perlu tulis ‘penanda’ menuju alamat tujuan.
Dibawah ini contoh penulisannya:
Seperti itu tidak masalah, karena ini sifatnya hanya menulis di amplop untuk kurir agar cepat memahami rumah si penerima. Tidak memperhatikan ejaan sesuai ketentuan, asal kurir paham dan jelas, tidak ada masalah.
Sekarang, kamu bisa mempraktikkan penulisan alamat surat yang benar agar tepat guna. Baik itu surat dari personal ke instansi resmi atau sebaliknya, dari instansi ke instansi lain, dan juga dari personal ke personal lain.
Sebenarnya mudah, hanya butuh kejelian dan ketelitian dalam menempatkan aturannya. Selamat mencoba.
