Thecronutproject.com – Surat menyurat atau korespondensi adalah bagian yang tak terpisahkan dari dunia bisnis. Korespondensi ini bisa berupa eksternal atau internal.
Dalam artikel kali ini akan dibahas mengenai contoh nota dinas yang merupakan salah satu korespondensi internal di perusahaan.
Nota dinas ini selalu ada di perusahaan karena merupakan alat komunikasi tertulis antar divisi di lingkup internal.
Nah, seperti apa sebenarnya pengertian, fungsi, dan contoh nota dinas? Mari baca artikel ini untuk penjelasan lengkapnya.
Pengertian Nota Dinas
Nota dinas bisa diartikan sebagai korespondensi internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dalam sebuah perusahaan untuk ditujukan kepada pihak intern lainnya.
Isinya bisa berupa informasi, penugasan, permintaan, serta laporan. Karena ruang lingkupnya yang kecil, maka nota dinas juga biasa disebut memorandum atau memo.
Bentuk dari nota dinas ini sendiri adalah berupa catatan singkat atau ringkas yang berisi tentang penugasan, informasi, atau permintaan kepada pihak terkait untuk melakukan apa yang tertuang dalam nota dinas.
Sifat dari nota dinas ini adalah formal karena dibuat oleh pejabat yang berwenang di perusahaan.
Selanjutnya, bentuk korespondensi internal ini juga semakin berkembang seiring perkembangan teknologi.
Jika dulu nota dinas atau memorandum ini dibuat dalam bentuk hard copy dan bertanda tangan basah, sekarang nota dinas bisa dibuat dalam format digital dengan tanda tangan digital pula.
Apa Fungsi Nota Dinas?
Merujuk pada tujuan utama nota dinas yaitu sebagai sarana komunikasi, maka fungsi dari nota dinas inipun sejalan dengan tujuan utamanya.
Fungsi nota dinas antara lain adalah untuk menyampaikan instruksi atau perintah melakukan suatu pekerjaan. Selain itu juga sebagai reminder kepada fungsi terkait karena nota dinas ini bisa diarsipkan.
Nota dinas juga bisa dijadikan alat bukti apalagi jika isinya menyangkut perjanjian. Yang terakhir, nota dinas bisa digunakan sebagai pedoman seseorang melakukan pekerjaan yang tertuang dalam nota dinas tersebut.
Jadi, berdasarkan fungsinya ini maka nota dinas tergolong dalam surat menyurat formal intern.
Contoh Nota Dinas
Ada beberapa contoh hal-hal yang bisa dituangkan dalam nota dinas. Berikut ini akan diberikan contoh nota dinas sebagai bahan referensi pembaca sekalian:
1. Nota Dinas Laporan Kegiatan
Laporan kegiatan adalah hal yang bisa dituangkan dalam sebuah nota dinas. Kurang lebih contohnya adalah seperti ini :
Kop Surat/Logo Perusahaan
Jakarta, 2 Februari 2021
No. xxx
Dari : Manager xxxx
Kepada : Vice President xxx
Perihal : Laporan Kegiatan Perjalanan Dinas
Merujuk kepada Surat Perjalanan Dinas No. 001/xxx/xxx/2021 dalam rangka Pelatihan Dasar Manajemen Korespondensi, dengan ini disampaikan laporan kegiatan perjalanan dinas dimaksud. Kegiatan pelatihan dilaksanakan pada tanggal 28-29 Januari 2021 di Hotel Patra Comfort Bandung. Agenda utama kegiatan adalah pelatihan Manajemen Korespondensi yang diperuntukkan kepada sekretaris di level Vice President.
Detail laporan kegiatan perjalanan dinas serta penggunaan anggaran kami sampaikan dalam lampiran memorandum ini. Jika ada hal-hal yang perlu ditanyakan, dapat menghubungi Sdr. Bayu Angin (bayuangin@xxx.com).
Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Manager xxxx
Alexander
2. Contoh Nota Dinas Undangan Rapat
Undangan rapat internal bisa juga ditulis dalam nota dinas. Terkait undangan, ini juga bisa dikirimkan ke pihak luar jika undangan datang dari pihak luar juga.
Kop Surat
Jakarta, 1 Februari 2021
No. xxx/xxx/2021
Dari : VP xxx
Kepada : Daftar Distribusi Terlampir
Perihal : Undangan Rapat
Mengacu kepada Memo No.xxx perihal Kebijakan Implementasi KPI tahun 2018 dan penyesuaian Memorandum tersebut mengenai Shared KPI yaitu KPI Utilisasi Sistem ERP (USE). Maka dengan mempertimbangkan rendahnya hasil rata-rata performa Draft KPI USE bulan Mei 2019 sebesar 88.03% (merah; base =97%) maka kami mengundang kepada Bapak-Ibu pimpinan di unit/fungsi yang memiliki performa merah atau di bawah < 95% (list terlampir) untuk menghadiri workshop.
Adapun acara dimaksud akan diadakan pada:
Hari & tanggal : Rabu – Jumat, 26 – 28 Juni 2019
Waktu : 08.00 WIB – selesai
Tempat : Ballroom Udaya Graha Elnusa, Graha Elnusa Ground Floor Jl.TB.Simatupang Kav 1 B, Jakarta Selatan
Agenda : 1. Pemaparan KPI USE 2019
- Klinik Penyelesaian Backlog
Sifat : Non Residential
Alat Kerja : Membawa sendiri (Laptop)
Mempertimbangkan penting acara tersebut mohon agar Bapak-Ibu dapat mengirimkan
perwakilan fungsi/unit maksimal 2 (dua) orang agar kegiatan workshop dapat berjalan secara
efektif dan efisien. Detail data backlog akan diinformasikan terpisah kepada para PIC Monitor
KPI USE masing-masing via email, bagi yang belum mendapatkan data dapat menghubungi Sdr. Bayu Angin (bayuangin@xxx.com)
Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik diucapkan terima kasih.
VP xxx
Alexander
3. Nota Dinas Surat Perintah Kerja
Instruksi atau perintah mengerjakan sesuatu bisa dituangkan dalam sebuah nota dinas. Umumnya, akan disertai berkas-berkas pendukung terkait perintah kerja ini. Berikut ini contohnya:
MEMORANDUM/NOTA DINAS
Jakarta, 1 Februari 2021
No. xxx/xxx/2021
Kepada : VP xxx
Dari : VP xxx
Sehubungan dengan kebutuhan perbaikan dan pengembangan aplikasi yang digunakan
oleh fungsi SPC, terlampir kami kirimkan Business Demand Checklist untuk permintaan
Enhancement Aplikasi-aplikasi terkait. Mohon bantuannya untuk diproses lebih lanjut.
Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
VP xxx
Alexander
Baca juga: Contoh nota penjualan
Itulah tadi beberapa contoh nota dinas beserta pengertian dan bagian-bagian suratnya. Diharapkan konseptor dari nota dinas akan semakin mudah lagi dalam membuatnya setelah membaca artikel ini. Selamat mencoba.
