Thecronutproject.com – Agar tetap bisa menjalin komunikasi dengan baik kepada pihak eksternal, setiap perusahaan perlu yang namanya surat keluar. Apa itu surat keluar dan seperti apa contoh surat keluar perusahaan?
Surat keluar perusahaan merupakan pesan tertulis yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk diberikan kepada perusahaan lain maupun perorangan.
Misalnya, PT. Cronut Project adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa media edukasi bisnis. Agar PT. Cronut Project bisa menjalin komunikasi dengan baik kepada pihak eksternal untuk urusan niaga, maka dibutuhkan suatu surat.
Isi surat keluar perusahaan ke perusahaan lain tersebut biasanya berupa penyampaian pemberitahuan pembelian barang, undangan kerjasama, undangan pertemuan, maupun jawaban atas surat yang pernah perusahaan terima sebelumnya.
Kenapa Perusahaan Harus Mengeluarkan Surat?
Komunikasi antar perusahaan tidak bisa kamu samakan dengan komunikasi antar orang per orang. Adanya perusahaan itu menandakan adanya aktivitas bisnis. Yang mana, kamu pun tahu bahwa bisnis itu “kejam”.
Jika komunikasi yang perusahaan jalin dengan rekan bisnisnya hanya melalui media sosial yang sifatnya informal, maka jika kedepannya ada masalah, pertanggungjawabannya akan sulit. Surat inilah sebagai bukti “hitam di atas putih”.
Baca juga: Penulisan Alamat Surat yang Benar Lengkap Dengan Contoh
Contoh Surat Keluar dari Perusahaan Untuk Konfirmasi Pengiriman Pembayaran
(penggunaan nama bukanlah nama asli perusahaan)
===============================
PT. CRONUT PROJECT
Jalan Wijaya Sukses No. 123, Bali
Telp. 061-132465, Email: jasamediaedukasi@ptcronutproject.com
Website: Ptcronut.com
SURAT KELUAR BARANG
25 Februari 2021
Nomor : 11.019/CRP/III/21
Lampiran : –
Perihal : Pengiriman Pembayaran
PT. Elektronik Sukses
Jalan Jend. Sudirman No. 111
Surabaya
Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa kiriman barang elektronik berupa 5 unit laptop merk ASUS tipe ZenBook Duo UX481FA telah kami terima dalam kondisi baik.
Dengan ini pula kami kabarkan terkait pembayaran sebesar Rp 80.000.000 (Delapan puluh juta rupiah) sudah kami kirimkan kepada perusahaan dengan Bank BRI pada tanggal 24 Februari 2021.
Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Cronut Project
Direktur Aryton Saputra
==========================
Itulah contoh surat keluar perusahaan ke perusahaan lain. Mayoritas surat keluar yang perusahaan buat adalah untuk urusan bisnis atau niaga.
Tetapi, tidak menutup kemungkinan perusahaan membuat surat perkenalan agar perusahaan lain dan masyarakat saling mengenal. Bisa juga perusahaan membuat surat yang isinya surat izin. Khusus contoh surat izin keluar perusahaan, kamu bisa melihat di link ini.
Contoh Surat Perkenalan Perusahaan
=======================
PT. CRONUT PROJECT
Jalan Wijaya Sukses No. 123, Bali
Telp. 061-132465, Email: jasamediaedukasi@ptcronutproject.com
Website: Ptcronut.com
25 Februari 2021
Nomor : 12.017/CRP/III/21
Lampiran : –
Perihal : Perkenalan Perusahaan
Yth. Bapak/ Ibu Pimpinan
PT. Pertiwi Edukasi
Di Tempat
Dengan hormat,
Kami, PT. Cronut Project, perusahaan yang bergerak di bidang jasa media edukasi bisnis, bermaksud untuk memperkenalkan diri kepada PT. Pertiwi Edukasi, selaku perusahaan yang Bapak/ Ibu pimpin untuk menjadi rekanan dalam memajukan dunia bisnis di tanah air.
Perusahaan kami telah berdiri sejak 2016 dan telah memiliki banyak pengalaman dalam menjadi media edukasi bisnis. Beberapa rekanan kami diantaranya adalah PT. Bisnis Sejahtera dan PT. Sukses Pengusaha.
Sebagai bahan pertimbangan Bapak/ Ibu, kami lampirkan beberapa data pendukung legalitas perusahaan:
· Fotokopi NPWP/ PKP.
· Fotokopi Akta Notaris.
· Fotokopi SBU, dan lainnya yang dirasa perlu.
Besar harapan kami untuk dapat berpartisipasi di lingkungan perusahaan Bapak/ Ibu dalam membangun proyek bersama.
Demikian surat perkenalan dan kerjasama ini kami berikan. Atas perhatian dan persediaannya, kami sampaikan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Cronut Project
Direktur Aryton Saputra
=====================
Nomor Surat Keluar Menjadi Hal Penting yang Harus Diperhatikan
Secara umum, format surat keluar perusahaan sama dengan surat keluar resmi lainnya. Seperti dari instansi pemerintahan dan pendidikan.
- Penggunaan bahasanya harus formal sesuai EYD dan tidak bertele-tele.
- Isi surat perusahaan ke perusahaan lain tergantung aktivitas atau informasi apa yang terjadi.
- Dalam pembuatannya, kamu harus memperhatikan nomor urut surat, dan ketentuan lainnya.
Saat membuat nomor surat resmi, biasanya dipisahkan oleh tanda miring (/). Tahu kan?
Ternyata, tiap nomor maupun huruf yang ada memiliki makna tersendiri dan ini juga berbeda ketentuan antara perusahaan satu dengan lainnya. Yang jelas adanya ketentuan ini memudahkan perusahaan dalam melakukan pengarsipan, pencarian, dan pencatatan.
Berikut komponen nomor surat secara umum:
- Kode nomor surat.
- Nomor urutan surat tersebut dikeluarkan.
- Nama instansi atau perusahaan yang mengeluarkan surat.
- Bulan berjalannya penulisan surat.
- Tahun berjalan.
Mari bedah contoh nomor surat konfirmasi pembayaran “Nomor : 11.019/CRP/II/21”.
- 11 : kode nomor surat keluar yang artinya Surat Balasan.
- 019 : nomor urut surat keluar yaitu nomor 19.
- CRP : akronim perusahaan. Misalnya, PT. Cronut Project.
- II : bulan berjalan dikeluarkan surat, yaitu Februari.
- 21 : tahun berjalan dikeluarkan surat, yaitu 2021. Bisa juga kamu tulis 2021 secara lengkap.
Baca juga: Kode Etik Perusahaan, Perlunya Kode Etik dan Sanksinya
Dari contoh surat keluar perusahaan di atas, yang paling penting untuk kamu perhatikan selain isi surat juga nomor surat. Setiap perusahaan harus memiliki kode surat. Baik itu surat keputusan, kodenya berapa, surat balasan kodenya berapa, surat tugas karyawan kodenya berapa, dan lain-lain.
