Thecronutproject.com – Nota penjualan sangat penting keberadaannya dalam sebuah transaksi bisnis. Pebisnis pemula hendaknya mengetahui bagaimana membuat nota penjualan, contoh nota penjualan, dan fungsi dari nota penjualan itu sendiri.
Semua bisnis pasti membuat nota penjualan walaupun hanya nota sederhana. Berikut ini penjelasan mengenai pengertian, tujuan dan contoh nota penjualan.
Memahami Pengertian Nota Penjualan
Nota penjualan adalah bukti transaksi penjualan berupa rincian produk yang dibeli, satuan harga, dan juga total harga yang harus dibayarkan.
Umumnya, nota penjualan dikeluarkan pada transaksi-transaksi tunai dan berbentuk 2 atau 3 rangkap.
Namun dengan semakin berkembangnya dunia bisnis dan teknologi, transaksi non tunai juga bisa mendapatkan nota penjualan.
Bisa dikatakan juga bahwa nota penjualan merupakan resi dari transaksi pembelian yang dilakukan konsumen. Contoh nota penjualan adalah ketika terjadi transaksi pembelian di café atau restoran.
Konsumen akan mendapatkan nota penjualan setelah melakukan pembayaran. Rangkap pertama untuk konsumen, kedua untuk bagian keuangan, dan ketiga untuk kitchen.
Tetapi pada bisnis-bisnis sederhana seperti toko-toko kecil, nota penjualan hanya dibuat satu rangkap saja dan secara manual.
Jadi, keberadaan nota penjualan ini sangat penting karena selain sebagai bukti transaksi bisa juga sebagai bagian dari pencatatan keuangan si pemilik bisnis. Bagi konsumen tentu saja sebagai bukti bahwa transaksi sudah dibayar.
Fungsi Penting Nota Penjualan Bagi Bisnis
Pada dasarnya, fungsi dari nota penjualan adalah untuk menunjang pencatatan keuangan suatu bisnis. Tetapi fungsi nota penjualan tidak terbatas pada pencatatan keuangan saja.
Berikut ini adalah fungsi dari nota penjualan dari sisi pemilik bisnis yang harus diketahui pebisnis pemula:
1. Sebagai Dokumen Checking
Sebuah perusahaan atau bisnis bisa menggunakan nota penjualan sebagai dasar melakukan cross-check.
Karena sifatnya yang riil, maka nota penjualan bisa menggambarkan perbandingan jumlah barang terjual dan stok yang ada di gudang.
Dengan mengacu kepada nota penjualan, maka pemilik usaha bisa memperkirakan berapa jumlah stok yang seharusnya dimiliki.
Lebih jauh lagi, dengan berpatokan pada nota penjualan, perusahaan bisa melakukan forecasting stok apa yang harus ada dan yang harus dikurangi.
Selain itu juga bisa mengetahui produk yang paling banyak terjual dan yang tidak. Penjualan produk sangat mempengaruhi persediaan di gudang. Inilah fungsi document checking dari nota penjualan.
Baca juga: Contoh Nota Dinas beserta Pengertian dan Fungsinya
2. Bukti Transaksi yang Sah
Perusahaan harus memberikan bukti transaksi yang sah bagi konsumen. Selain untuk memenuhi aspek legalitas, nota penjualan juga bisa menumbuhkan kepercayaan konsumen terhadap bisnis.
Bayangkan membeli sederet produk namun tidak mendapat nota penjualan. Konsumen tidak akan percaya lagi dan tidak akan membeli lagi.
Contoh nota penjualan yang sah adalah yang disertai dengan tanda lunas disana serta jujur menuliskan belanjaan konsumen. Tanda lunas itu bisa berupa stempel atau keterangan pembayaran konsumen.
Berapa yang dibayarkan, berapa kembaliannya, dan melalui metode pembayaran apa, itu semua harus ada di nota penjualan yang sah.
3. Berfungsi Sebagai Invoice
Untuk pembayaran-pembayaran sistem tempo, nota penjualan juga bisa berfungsi sebagai invoice. Untuk itulah biasanya nota penjualan dibuat 3 rangkap atau lembar.
Lembar pertama atau lembar yang asli bisa didapatkan konsumen ketika sudah melakukan pembayaran. Sebelum melakukan pembayaran akan mendapatkan lembar kedua atau ketiga yang disebut copy nota penjualan.
Kegiatan ini biasa disebut tukar faktur. Bagian penagihan akan mengirimkan lembar kedua nota penjualan (umumnya berwarna kuning atau merah) kepada pembeli.
Setelah pihak pembeli melakukan pembayaran dan diterima, maka lembar pertama yang biasanya berwarna putih, bermaterai, dan bertanda tangan asli akan dikirimkan sebagai bukti bayar.
Baca juga: 11 Format dan Contoh Surat Lamaran CPNS Terbaru (Lengkap)
Contoh Nota Penjualan yang Sering Digunakan
Setiap bisnis akan memiliki nota penjualannya sendiri-sendiri dengan format yang berbeda.
Tetapi rata-rata pasti memuat jenis produk, jumlah pembelian, harga satuan produk, dan jumlah yang harus dibayarkan.
Berikut ini adalah contoh nota penjualan yang umum ditemui:
1. Nota Penjualan Manual Melalui Buku Nota
Nota penjualan bisa dibuat secara manual (ditulis tangan) melalui buku nota yang banyak dijual di toko buku atau alat tulis.
Biasanya, yang menggunakan buku nota ini adalah usaha-usaha kecil yang mengutamakan pembayaran tunai. Contohnya adalah warteg, toko kelontong, dan warung-warung.
2. Nota Penjualan Perusahaan
Ini merupakan nota penjualan yang dibuat oleh sebuah perusahaan dengan desain sendiri. Di dalam nota tadi akan terdapat kop perusahaan, cap perusahaan, dan alamat.
Perusahaan akan membuat banyak nota penjualan ini kemudian digunakan untuk mencetak transaksi penjualan. Biasanya template akan dibuat di Excel lalu diprint di atas nota penjualan perusahaan tadi.
3. Contoh Nota Penjualan Online
Sekarang, nota penjualan bisa dengan mudah dibuat secara online melalui website atau aplikasi.
Pembuatan nota penjualan online ini ada yang gratis tetapi ada juga yang berbayar. Kemajuan teknologi ini sangat efisien dan memudahkan perusahaan dalam membuat pencatatan keuangan.
Nah, itulah tadi pembahasan seputar contoh nota penjualan dan fungsinya. Sebagai pebisnis pemula hendaknya mengeluarkan nota penjualan untuk setiap transaksi.
Kelancaran bisnis bersumber pada tertib administrasinya, salah satunya pembuatan nota penjualan ini.
