Thecronutproject.com – Bagi seseorang yang bergulat dengan urusan dokumen, memahami pernyataan yang tepat terkait pencatatan arsip adalah ilmu dasar yang perlu dipahami.
Pasalnya, bisa dikatakan jika dokumen merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan atau badan lainnya. Selain itu, pencatatan arsip –atau pengarsipan, adalah hal yang perlu dilakukan untuk perawatan dokumen.
Dengan pencatatan arsip yang tepat, tentu, dokumen penting yang dimiliki tidak hanya akan terjaga. Lebih dari itu, dokumen tersebut nantinya akan lebih mudah dicari jika sewaktu-waktu dibutuhkan dan juga tersusun dengan lebih rapi.
Nah, di sini Anda bisa memahami lebih dalam beberapa hal terkait sistem pencatatan arsip mulai dari pengertian, jenis dan manfaat yang perlu Anda ketahui. Simak ulasan selengkapnya!
Sekilas Tentang Pencatatan Arsip
Apa yang sebenarnya dimaksud dengan pencatatan arsip? Pertanyaan tersebut seringkali muncul karena ada cukup banyak pengertian tentang pencatatan arsip atau pengarsipan tersebut.
Dalam pemahaman singkat, pengarsipan adalah pengelolaan berbagai sumber informasi dengan teratur dan terencana, baik yang berbentuk catatan rekaman kegiatan atau lainnya yang memiliki nilai kegunaan bagi banyak pihak.
Dari pengertian di atas, pernyataan yang tepat terkait pencatatan arsip adalah bahwa kegiatan ini tidak hanya berfokus pada dokumen semata, melainkan juga beragam rekaman kegiatan lain yang memiliki kegunaan.
Tentu, dengan sistem kearsipan yang optimal, maka informasi lampau yang diperlukan oleh suatu lembaga akan lebih mudah untuk didapatkan.
Jenis-jenis Pencatatan Arsip
Berbincang tentang pengarsipan, ada beberapa jenis sistem pencatatan arsip yang banyak digunakan. Dengan begitu, Anda bisa memilih mana sistem pengarsipan yang tepat sesuai dengan dokumen dan rekaman yang hendak disimpan dan dikelola.
Adapun beberapa jenis sistem pencatatan arsip tersebut adalah sebagai berikut:
1. Subject filling system
Sistem pengarsipan yang pertama adalah subject filling system atau sistem subjek. Sistem ini merupakan sistem pencatatan arsip yang dilakukan dengan cara mengelompokkan arsip tersebut berdasarkan masalah yang kerap terjadi.
Misalnya saja, ketika perusahaan kerap mendapatkan keluhan, maka pengarsipan dilakukan sesuai dengan keluhan yang banyak didapatkan.
Kelebihan dari sistem subjek adalah waktu mencari arsip akan cenderung lebih hemat karena permasalahan yang sama berada di tempat penyimpanan yang sama. Hanya saja, sistem ini juga memiliki kelemahan, di mana proses klasifikasi arsip lebih susah karena adanya subjek atau hal yang cenderung mirip.
Baca juga: Surat Pernyataan Kegiatan Usaha (Contoh, Pengertian dan Syarat)
2. Alphabetical filling system
Sistem lain yang digunakan dalam pencatatan arsip adalah alphabetical filling system atau sistem abjad. Seperti namanya, sistem ini dilakukan dengan cara mengurutkan arsip berdasarkan abjad.
Dalam penjabaran singkat, arsip yang ada nantinya akan disusun secara berurutan mulai dari awalan A hingga Z dengan tetap berpedoman pada indexing. Umumnya, penyusunan arsip dengan sistem ini memerlukan standar peraturan yang jelas dari organisasi dan nantinya akan diikuti semua anggota.
Kelebihan dari sistem abjad adalah penataan folder yang mudah dipahami dan juga meminimalkan kesalahan yang terjadi. Namun, di sisi lain sistem ini memiliki kelemahan yaitu sistem tidak akan bekerja dengan baik jika tidak ada SOP yang tegas.
Kedua poin di atas menjadi sistem yang cukup sering digunakan dalam pencatatan arsip. Selain kedua sistem tersebut, masih ada opsi lain yang bisa digunakan seperti sistem penyusunan sesuai tanggal ataupun sistem nomor.
Manfaat Pencatatan Arsip
Beragam pernyataan yang tepat terkait pencatatan arsiptentu tidak bisa dilepaskan dari manfaat sistem pengarsipan itu sendiri.
Secara umum, sistem pengarsipan memiliki manfaat untuk menyimpan dokumen atau data yang dibutuhkan suatu lembaga atau perusahaan. Namun, ada beberapa manfaat lain yang juga perlu untuk diketahui.
Berikut beberapa manfaat pencatatan arsip diantaranya adalah:
- Sebagai data penunjang untuk pertimbangan langkah yang hendak dilakukan suatu perusahaan untuk pengelolaan dan manajemen lainnya
- Menjadi sebuah sumber yuridis bagi berbagai pihak, seperti hak dan kewajiban terkait piutang, bukti kesepakatan atau lainnya
- Menjadi sumber sejarah yang selain bisa menjadi pertimbangan pengelolaan, juga bisa menjadi pengingat dan sumber motivasi generasi selanjutnya
Beberapa hal di atas merupakan ragam pernyataan yang tepat terkait pencatatan arsip yang penting untuk Anda ketahui. Sebagai tambahan, agar sistem pengarsipan bisa berjalan dengan baik, Anda tentu juga perlu belajar tentang strategi pencatatan arsip yang tepat!
